Warum Sie vor der Migration eine Strategie zur Übernahme von Office 365 benötigen
Die Einführung neuer Technologien kann die Aufgaben und Geschäftsprozesse in einem ganzen Unternehmen neu definieren. Wenn sie schlecht ausgeführt wird, kann sie aber auch zu viel Streit, Unzufriedenheit und Stress bei den Mitarbeitern führen.
Wenn es um Office 365 geht, brauchen Unternehmen eine solide Einführungsstrategie, um die Mitarbeiter zu schulen, die Einführung zu beschleunigen und die Auswirkungen auf das Geschäft und die Risiken zu minimieren.
Im Folgenden finden Sie wichtige Komponenten einer Strategie zur Einführung von Office 365, die Sie vor der Implementierung kennen sollten.
Warum Sie eine Strategie für die Einführung von Office 365 benötigen
Vielleicht haben Sie sich für Office 365 entschieden, weil Sie damit Einsparungen erzielen, auf Produktivitätstools zugreifen oder mehr Flexibilität und Zusammenarbeit ermöglichen können.
Aber Office 365 hilft Unternehmen nur dann, wenn sein Potenzial voll ausgeschöpft wird. Hier erfahren Sie, wie eine starke Strategie zur Einführung von Office 365 Einzelpersonen und Unternehmen hilft:
Minimieren Sie die Verwirrung mit einem neuen System. Menschen sind von Natur aus resistent gegen Veränderungen, und die Einführung neuer Technologien in einem Unternehmen stellt eine Reihe von Herausforderungen dar. Eine Strategie zur Einführung von Office 365 geht über die technische Implementierung hinaus und stellt sicher, dass die Mitarbeiter mit Office 365 vertraut sind und den Wert des Systems verstehen.
Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, die neuen Funktionen zu nutzen
Wenn die Mitarbeiter Office 365 nur für E-Mails nutzen, entgehen dem gesamten Unternehmen wichtige Funktionen, die die Produktivität steigern und Ihre Investition verstärken könnten. Eine erfolgreiche Adoptionsstrategie ermöglicht es den Mitarbeitern, die Tools von Office 365 in ihre täglichen Arbeitsabläufe, Arbeitsgewohnheiten und Prozesse zu integrieren.
Maximieren Sie die Rendite Ihrer Technologieinvestition
Die Einführung von OCM-Strategien (Organizational Change Management) zur Förderung Ihrer Office 365-Implementierung kann Ihre Einsparungen maximieren.
Laut einer McKinsey-Studie erzielten Unternehmen, die OCM einsetzten, einen ROI von 143 Prozent gegenüber 35 Prozent bei Programmen, die OCM nicht einsetzten. Wenn Sie einen Plan für die Übernahme anderer Office 365-Funktionen entwickeln, können Sie Möglichkeiten zur Konsolidierung oder Kündigung bestehender Abonnements ermitteln und so noch mehr sparen.
Reduzieren Sie unnötige Arbeit für IT-Mitarbeiter
Eine gründliche Einführungsstrategie kann überflüssige Helpdesk-Anfragen und zusätzliche Arbeit für IT-Mitarbeiter bei der Einführung von Office 365 reduzieren.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, wertgeschätzt und gehört zu werden. Wenn Sie in Mitarbeiter und Schulungen investieren, demonstrieren Sie Wertschätzung - Mitarbeiterschulungen können die Fluktuation senken und die Arbeitszufriedenheit erhöhen. Eine solide Office 365-Schulung beschleunigt die Akzeptanz und den Einsatz der Mitarbeiter.
Wichtige Faktoren, die Sie in Ihre Office 365-Einführungsstrategie einbeziehen sollten
Um die Vorteile von Office 365 voll ausschöpfen zu können, müssen die Beteiligten über die technischen Anforderungen hinausblicken und die Migrationsziele berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie vier kritische Elemente, die viele Unternehmen bei ihrer Strategie zur Einführung von Office 365 übersehen.
Definieren Sie Ihre Geschäftsziele
Eine Office 365-Migration ist ein komplexes technisches Projekt. Es handelt sich um eine große Investition, die Ihre Geschäftsabläufe verändern könnte. Um die Umstellung zu rechtfertigen, müssen Sie unbedingt Ihre Geschäftsziele definieren und diese den Mitarbeitern mitteilen.
Ganz gleich, ob Sie die IT-Verwaltung zentralisieren, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, die Kosten senken oder die Zusammenarbeit verbessern möchten, die Geschäftsziele sollten die Grundlage für Ihre Strategie zur Einführung von Office 365, die Einführung und die Schulung bilden.
Identifizieren Sie Ihre Geschäftsszenarien
Geschäftsszenarien gehen noch einen Schritt weiter, indem sie die übergeordneten Geschäftsziele in konkrete Anwendungsfälle für die verschiedenen Office 365-Funktionen umsetzen. Sie veranschaulichen, wie jede Komponente von Office 365 das Unternehmen seinen umfassenderen Geschäftszielen näher bringt, z. B. der Steigerung von Einsparungen oder der Mitarbeiterproduktivität.
Die Geschäftsszenarien sind je nach Branche und Tätigkeit sehr unterschiedlich. Sie reichen von der Zusammenarbeit und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten bis hin zur Aktualisierung von Geräten und der Automatisierung von Finanzprozessen.
Weitere Geschäftsszenarien finden Sie in der Office 365 Produktivitätsbibliothek von Microsoft.
Hier erfahren Sie, wie die Identifizierung von Geschäftsszenarien zu einer erfolgreichen Office 365-Einführungsstrategie beiträgt:
Verstehen Sie die geschäftlichen Herausforderungen und gehen Sie sie an. Die Identifizierung von Geschäftsszenarien überbrückt die Kluft zwischen den Office 365-Funktionen und den aktuellen Hindernissen Ihres Teams, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu finden.
Fügen Sie der Schulung Kontext hinzu. Es geht nicht nur darum, eine neue Technologie zu erlernen. Für eine erfolgreiche Einführung von Office 365 müssen die Benutzer sehen, wie es in ihr tägliches Arbeitspensum passt. Die Definition der wichtigsten Geschäftsszenarien hilft den Teams, die Schulung in einen Kontext zu stellen und zu verstehen, wie Office 365 ihnen helfen wird, produktiver zu arbeiten.
Identifizieren Sie KPIs, um den Erfolg zu messen
Die Definition von Geschäftsszenarien liefert klare Metriken und Ziele zur Messung des Erfolgs, von der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Senkung der Betriebskosten, z. B. für die Datenspeicherung.
Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stakeholder
Ein Stakeholder ist jede Person oder Gruppe in einer Organisation, die vom Ergebnis eines Projekts betroffen ist. Sie werden auch als Champions, Sponsoren oder Power-User bezeichnet und sind wichtige Verbündete, die Sie im Prozess der Einführung von Office 365 unterstützen können.
Überlegen Sie bei der Auswahl der wichtigsten Interessengruppen, wer Office 365 nutzen wird. Wer wird von der Änderung am meisten betroffen sein? Wer kann den Wandel bei anderen beeinflussen und vorantreiben?
Die wichtigsten Interessengruppen sollten einen Querschnitt durch Ihr Unternehmen darstellen
Führungskräfte, Projektmanager, IT-Mitarbeiter, Mitarbeiter der Personalabteilung und des Vertriebs werden die Funktionen von Office 365 alle auf unterschiedliche Weise nutzen. Ein breit gefächertes Team von Interessenvertretern stellt sicher, dass Ihre Strategie zur Einführung von Office 365 alle Gruppen, Einzelpersonen und Bedürfnisse innerhalb eines Unternehmens berücksichtigt.
Wenn es um die erfolgreiche Einführung von Office 365 geht, müssen die Beteiligten:
Sie verfügen über Fachwissen. Stakeholder verfügen über ein umfangreiches Wissen über aktuelle Prozesse und Verfahren. Sie sind großartige Verbündete, wenn es darum geht, aktuelle Geschäftsszenarien zu identifizieren und zu ergründen, wie sie in Zukunft verbessert werden können.
Reduzieren Sie das Risiko
Die frühzeitige Einbeziehung von Interessengruppen kann dazu beitragen, potenzielle Risiken aufzudecken und deren Auswirkungen zu mindern.
Steigern Sie den Projekterfolg. Je engagierter die Beteiligten sind, desto mehr werden sie Ihre Strategie zur Einführung von Office 365 befürworten und unterstützen.
Erstellen Sie einen Office 365-Schulungsplan
Ein Schulungsplan für Endbenutzer ist der letzte und entscheidende Schritt in einer Strategie zur Einführung von Office 365.
Die meisten Unternehmen beginnen mit Standard-Produktschulungen, bei denen die Benutzer lernen, wie sie Office 365 bedienen und verwenden.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen, transformativen Einführung sind szenariobasierte Schulungen. In szenariobasierten Schulungen lernen die Mitarbeiter nicht nur, wie sie Office 365 verwenden, sondern auch, wie sie die Produktivität auf der Grundlage der Geschäftsziele und Szenarien des Unternehmens maximieren können.
Welches Geschäftsszenario oder Ziel versuchen Sie zu erreichen?
Welches ist der ideale Schulungskurs oder die ideale Aktivität, um das Ziel zu erreichen?
Wer nimmt teil? Alle Mitarbeiter? Das Führungsteam? Humanressourcen? Wichtige Interessengruppen?
Dieses Format erfüllt mehrere Zwecke. Erstens verknüpft es die Unternehmensziele mit der Schulung und stellt sicher, dass jede Schulungsaktivität einen Zweck und ein Ziel hat.
Zweitens hilft es Ihnen, die Schulungsressourcen effizient zuzuweisen. Der Vertrieb, die Personalabteilung, das Marketing und die Führungskräfte haben sehr unterschiedliche Rollen. Es wäre Zeit- und Geldverschwendung, alle Mitarbeiter in jeder Office 365-Funktion zu schulen.
Die Priorisierung von Schulungen auf der Grundlage von Bedürfnissen und Aufgabenbereichen stellt sicher, dass keine Ressourcen verschwendet werden und beschleunigt die Einführung von Office 365.
Office 365 hat das Potenzial, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu beschleunigen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, zu arbeiten, wann und wo sie möchten - und das alles zu einem vernünftigen Preis.
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